Las bases legales deberán estar disponibles para que, aquellos usuarios que quieran participar, puedan consultarlas en cualquier momento. Te puede ser útil la herramienta para redactar y alojar bases legales. Además de la gestión de tus bases legales, podrás descargar plantillas para redactar la info de tu próximo sorteo a partir de un modelo. Esta herramienta está disponible a partir de un plan Basic o superior activo.
Si vas a organizar una promoción, te recomendamos que leas detenidamente la presente guía que te dará las claves sobre las cuestiones que se deben incluir en las bases legales. Las cláusulas más importantes son:
Identificación del organizador
En primer lugar, habrá que indicar quién es la empresa organizadora del sorteo o concurso promocional. En concreto, se deberá facilitar a los usuarios la siguiente información:
- Nombre de la empresa
- Domicilio social
- Número de CIF
- Dirección de correo electrónico.
Fechas de comienzo y terminación de la promoción
Estas fechas marcarán la validez de las solicitudes de participación enviadas por los usuarios. De este modo, si se fijase por ejemplo la fecha de terminación del plazo de participación el día 15 de noviembre de 2023 a las 12:00 horas, los registros de usuarios que sean posteriores a esta fecha no podrían entrar en la promoción.
Mecánica de la promoción y requisitos de participación
Se deberá detallar en qué consiste la promoción, así como las condiciones necesarias que deben cumplir los usuarios para participar en la misma. Por ejemplo, una promoción puede estar destinada únicamente a estudiantes que estén cursando en ese momento una carrera concreta, o bien a profesionales con un determinado perfil, o bien la necesidad de descarga de una aplicación y el uso de la misma.
Fecha de realización de la promoción y número de ganadores
En las bases legales habrá que indicar la fecha en la que se realizará el sorteo o se decidirá quién es el ganador del concurso, y además, si resultarán uno o varios ganadores o, en su caso, algún suplente.
Asimismo, en caso de realizar un sorteo, se deberá informar de que éste se realizará mediante la plataforma de selección aleatoria Easypromos, que emitirá un certificado de validez del mismo.
Validez de la participación
En este apartado se reflejarán los casos en los que el Organizador del concurso y/o sorteo considere que se debe excluir de este a determinados participantes.
De esta manera se establece unas actuaciones tasadas que supondrán exclusión y pérdida de la condición de ganador en caso de haber resultado ganador.
Lo habitual es que se prohíba participar con datos personales que no correspondan al participante, la modificación de los mecanismos del Concurso y/o incluso el uso de sistemas informáticos que facilite al ganador poder participar un mayor número de veces.
Limitaciones
Podrán establecerse limitaciones a determinadas personas en la participación en el Concurso, por ejemplo a cónyuges y parientes ascendientes o descendientes hasta segundo grado de los trabajadores de la Organización y/o partners directos de esta.
Valor y naturaleza sobre el premio ofrecido
Es fundamental detallar cuál será el premio que se va a entregar al ganador, tanto si es en metálico como en especie.
En este sentido, el organizador de la promoción debe tener en cuenta que si se realiza un sorteo, es decir, una promoción en la que interviene el azar, existiría una tributación de un 10% sobre el valor del premio para el organizador.
Por otro lado, tanto en concursos como en sorteos existiría una tributación para el ganador en el caso de que el valor del premio fuera superior a 300 euros, de modo que tendría que tributar en la declaración del IRPF. En consecuencia, el organizador de la promoción deberá practicar las retenciones correspondientes o realizar un ingreso a cuenta si se trata de premios en especie.
Notificación a los ganadores
El organizador de la promoción deberá detallar la fecha y la forma en la que se notificará quién ha resultado ganador.
Lo habitual es que el organizador informe de que publicará en su perfil de Instagram, Twitter o Facebook el listado de ganadores y suplentes, y hará una mención del ganador en la misma red social para que éste contacte con el organizador en 24 horas. Si el ganador no ha contactado con el organizador transcurridas 24 horas, el premio se otorgará al primer suplente, quien tendrá 24 horas más para comunicarse con el organizador.
El organizador puede establecer en las bases legales un tiempo superior a 24 horas, e incluso más de un suplente, pero todo ello debe quedar redactado en las bases legales.
La herramienta de gestión de ganadores y suplentes de Easypromos te puede ayudar a simplificar y automatizar este aspecto, sobretodo si tienes varios ganadores.
Cesiones de derechos de imagen y/o propiedad intelectual del ganador o ganadores
Esta cláusula es fundamental para que el organizador pueda hacer público al ganador y/o suplentes. En concreto, los ganadores y suplentes deberán aceptar que su nombre de usuario y foto de perfil pública de Instagram, Twitter o de Facebook se publiquen en los perfiles u otros sitios web del organizador para comunicar los ganadores de la promoción.
Post o comentarios
En caso de que en la promoción los participantes tuvieran que hacer algún comentario, por ejemplo, respecto de una publicación en la página de Instagram del organizador, en el muro de la página de Facebook o mediante un tweet, se les deberá advertir que no estarán permitidos los comentarios cuyo contenido se considere inadecuado, que sean ofensivos, injuriosos o discriminatorios o que pudieran vulnerar derechos de terceros.
Incluso puede preverse la posibilidad de eliminar dichas publicaciones o hasta descalificar a los participantes que incluyan contenidos ofensivos.
Prórrogas o suspensiones
Es conveniente regular la prórroga o cancelación del sorteo o concurso promocional para casos de fuerza mayor que impidan realizarlo en ese momento.
Descalificaciones y penalizaciones
En esta cláusula se establecerá la posibilidad de dar de baja o descalificar a usuarios que incumplan las reglas de la promoción o de penalizar en caso de que algún participante hubiera actuado de manera fraudulenta. Por ejemplo, en caso de que un usuario utilice múltiples cuentas.
Exoneración de responsabilidad del organizador en caso de incumplimiento de los participantes
Es recomendable incorporar una cláusula de exoneración de responsabilidad ante el incumplimiento de un participante o ante el uso que el participante pueda hacer con el premio recibido, de tal forma que el organizador no se haría responsable en caso de que el ganador hiciera un mal uso del premio o incumpliera lo dispuesto en las bases legales.
Protección de datos de carácter personal
El organizador de la promoción recogerá los datos de los ganadores y los suplentes, así como quizá sus fotos de perfil públicas. Es por ello que aparte de contar con el consentimiento del interesado en el concurso es necesario a la vez informarle previamente de los derechos que tiene a su disposición.
Es por ello que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sanciona los incumplimientos relativos a la falta de información a los participantes en el momento de recoger sus datos personales.
En las bases del concurso deberá constar, además de los puntos mencionados en el presente articulo:
- Finalidad del tratamiento: Se trata de ofrecer al interesado/afectada información sobre el uso de los datos tratados, explicando de esta manera que uso se les dará, por tanto, supone la imposibilidad por parte del Organizador del sorteo emplear esos datos para otras finalidades no reflejadas.
Por ejemplo: “La finalidad del tratamiento de tus datos por parte del organizador es la de tramitar la entrega del premio como ganador del concurso o sorteo promocional, al domicilio que hayas indicado en el formulario de registro del concurso o sorteo promocional.”
- Criterios de conservación: La conservación de los datos debe limitarse en el tiempo al logro de los fines que el tratamiento persigue. Una vez que las finalidades se han alcanzado (una vez finaliza el concurso), los datos deben ser borrados o, al menos, desprovistos de todo elemento que permita identificar a los interesados.
Un ejemplo sobre como describir la conservación de los datos sería: “Conservaremos sus datos personales durante el plazo de duración de los Concursos. No obstante, los datos permanecerán, debidamente bloqueados, hasta que haya transcurrido el plazo de prescripción de las posibles acciones legales aparejadas”.
- Legitimación: Una breve explicación de la base jurídica del tratamiento de los datos. Recomendamos establecer como base el consentimiento del interesado (para uno o varios fines) y/o el tratamiento necesario para la ejecución de un contrato.
- Previsión de cesiones o transferencias a otros países: En caso de que se produzca una cesión se deberá detallar quiénes son los destinatarios finales de dicha información.
- Derechos de los participantes: Se deberá informar a los participantes de los derechos con los que cuentan.
Los derechos que podrá ejercer son:
- Acceso a sus datos de carácter personal
- Rectificar sus datos
- Supresión de los datos
- Portabilidad de los datos
- Oponerse a su tratamiento
- Derecho al olvido
- Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automantizadas
Siempre recordando que podrán acudir a la Autoridad de Control, en el caso de España la Agencia Española de Protección de Datos en caso de que considere que el tratamiento de sus datos personales no es adecuado a la normativa.
Contacto y reclamaciones
Deberéis señalar que los participantes podrán contactar con el organizador a través de un correo electrónico, y facilitar el mismo, para cualquier duda o reclamación.
Aceptación de las bases
Los usuarios en Instagram, en Twitter o en Facebook aceptarán estas bases legales por el hecho de participar en la promoción.
Fuero jurisdiccional y ley aplicable
En principio la ley aplicable sería la española y el fuero jurisdiccional en caso de conflicto deberá ser, según la Ley, el de los juzgados y tribunales del domicilio del usuario.
Esta guía ha sido elaborada por:
Jose María Baños @banoslog
E-mail: jose.banos@letslaw.es
