En los concursos donde los usuarios suben su propio contenido es muy importante que el administrador disponga de herramientas para moderar las participaciones, de forma que pueda controlar en todo momento el contenido que se publica en el concurso, y aprobar las fotos o vídeos finalistas de la competición.
Así, el sistema de pre-moderación de los concursos de fotos, vídeos y textos debe dar solución a las siguientes dos casuísticas que se dan en los concursos:
Control de contenido indebido en los concursos de fotos, vídeos o textos
El organizador debe disponer de herramientas para revisar y filtrar las participaciones que envían los usuarios y que se muestran de forma pública en la galería del concurso, antes incluso de que se publiquen en la galería.
Ejemplo: El área de turismo de un ayuntamiento decide organizar un concurso de fotos abierto a toda la comunidad de usuarios que siguen las redes sociales del ayuntamiento. El objetivo principal es promocionar el turismo de la localidad con las imágenes, vídeos y fotos, que los propios usuarios se encargarán de viralizar en sus redes sociales favoritas.
Por todo ello, el sistema de pre-moderación actuará como filtro de calidad para que el administrador pueda controlar en todo momento que las fotos que envían los usuario no tienen un contenido indebido y que, por tanto, cumplen con el rigor y la imagen propias de una institución de estas características.
Concursos donde los usuarios envían su proyecto y un jurado interno evalúa el contenido para determinar los finalistas y hacerlos públicos
El administrador necesitará herramientas que le permitan revisar y aprobar las participaciones enviadas por los usuarios de una forma ágil y amena para así determinar los proyectos que pasan a la final.
Ejemplo: Una revista digital de temática literaria organiza un certamen literario donde los usuarios participan con sus redacciones. Un jurado interno será el encargado de leer las redacciones y elegir los relatos más originales y creativos. Los ganadores verán sus relatos publicados en la próxima edición de la publicación.
Con el sistema de pre-moderación el jurado podrá leer, revisar y validar cómodamente las redacciones y elegir finalmente los relatos ganadores para hacerlos públicos.
¿Qué funcionalidades debe tener un sistema de pre-moderación?
Solicitar al usuario todos los datos necesarios para su inscripción en el concurso
En la fase de preparación y según el tipo de concurso que se organiza, deberemos tener claro qué datos de registro necesitaremos de los usuarios que quieran participar: nombre, teléfono, ciudad, DNI, título de la obra, descripción o comentario, foto o vídeo, así como otros datos adicionales que podremos precisar para poder inscribir al usuario. Para ello, es importante tener la posibilidad de personalizar completamente el formulario de registro que rellenarán los aspirantes, y que podamos posteriormente obtener todos estos datos de registro.
Recibir una notificación en tiempo real cuando un nuevo concursante se inscribe al concurso
Tras participar subiendo su foto, vídeo o relato, los usuarios estarán muy pendientes del concurso para saber si su participación ha sido aceptada o no. Con el objetivo de agilizar el proceso de moderación y dar una respuesta rápida a los participantes, es muy importante que el administrador pueda estar informado en todo momento de los usuarios que van participando en el concurso activando una alerta en su e-mail cada vez que se apunta un nuevo usuario. Así incluso desde el móvil podrá consultar los nuevos usuarios inscritos.
Comunicar al usuario que el contenido será validado antes de su publicación o aceptación
Es importante que los participantes sepan que las fotos, textos o vídeos no van a aparecer publicados en la galería nada más registrarse, o que serán aceptadas como finalistas directamente, sino que todas las participaciones recibidas serán revisadas previamente por parte de un jurado interno. Comunicar este aspecto a los usuarios evitará su frustración al no ver su foto publicada al momento.
Para ello, es aconsejable explicar a los usuarios cómo funcionará el proceso de moderación en las diferentes acciones comunicativas que realices, y destacar este aspecto también a lo largo de todo el proceso de participación. También puedes reforzar este mensaje enviando un e-mail automático que diga: “¡Muchas gracias por participar! Hemos recibido tu foto correctamente y nuestro jurado la revisará para su publicación”. Esta estrategia minimizará las consultas por parte de los participantes y te ayudará a gestionar sus expectativas.
Sistema para aceptar o rechazar las participaciones de los usuarios
La moderación y aprobación de participaciones es una de las tareas de gestión de un concurso al que seguramente más tiempo dedicará el organizador del concurso. Para facilitar al máximo este proceso, la persona o equipo encargado de realizar esta tarea debe disponer de un sistema ágil para validar cómodamente las fotos o vídeos y marcarlos como aceptados o rechazados. Si, además, este sistema está disponible vía móvil, permitirá que el administrador pueda aprobar o rechazar una participación en cualquier momento y esté donde esté.
Enviar una notificación personalizada a cada usuario cuando se acepta o rechaza su participación
Poder enviar una notificación rápida a cada participante informándole de si su foto ha sido aceptada mejorará mucho la experiencia del participante, que agradecerá recibir un e-mail directo de parte de la organización.
Por ello, tras aceptar o rechazar una participación puede ser útil poder programar un e-mail que se envíe automáticamente a cada usuario de forma individualizada, y que le informe del estado de aprobación de su foto o vídeo.
¿Cómo funciona el sistema de pre-moderación de Easypromos?
Todos los concursos creados con la versión Premium y Marca Blanca de la plataforma proporcionan un completo sistema de pre-moderación y gestión de participantes, pensado para facilitar al administrador las tareas de revisión y aprobación del contenido subido por los participantes y que responde a las siguientes necesidades:
- Control total del contenido que se publica en la galería: así el administrador es el que tiene la última decisión sobre el contenido aprobado para su publicación o para pasar a la final.
- Agilizar el proceso de revisión y aprobación de participaciones por medio de un sistema rápido e intuitivo que permite ‘aprobar’ o ‘rechazar’ una entrada en un solo clic.
- Informar y notificar a los participantes del estado de aprobación de su participación, mediante la automatización del envío de e-mails a los participantes.
A continuación te explicamos cómo funciona y todas las funcionalidades disponibles para sacarle el máximo provecho.
Funcionamiento del sistema de moderación previa de los concursos
Cuando la moderación previa está activada, tras subir una foto, texto o vídeo en el concurso, esta participación no aparecerá inmediatamente publicada en la galería del concurso, sino que quedará como pendiente en el panel de administración , lo que permite validar las entradas de forma manual antes de que aparezcan publicadas en la galería.
Características del sistema de pre-moderación de Easypromos
El sistema de pre-moderación de Easypromos dispone de las siguientes funcionalidades:
Sistema para ‘aceptar’ o ‘rechazar’ una participación
Las fotos, vídeos o textos que los usuarios vayan enviando en el concurso quedarán marcados con el estado ‘Pendiente’ en el panel de administración, a la espera que el administrador revise el contenido y ejecute alguna de las siguientes dos acciones: ‘Aceptar’ o ‘Rechazar’. Aquí un ejemplo de participación aceptada:
De esta forma, las participaciones de los usuarios en el concurso pueden aparecer en el listado de participantes según 3 estados diferentes: pendientes, aceptados o rechazados, de forma que se pueda conocer el estado de aprobación de cada participación de un solo vistazo.
Sistema de notificación por e-mail con los últimos participantes
Como administrador del concurso puedes activar la opción de recibir en tu correo electrónico una notificación con los últimos usuarios registrados. De esta forma, podrás consultar desde tu móvil quiénes han sido los últimos participantes inscritos. Las notificaciones se envían cada 30 minutos y agrupan todos los nuevos participantes que se han registrado durante este tiempo.
Automatización de envío de e-mails a los participantes
Crea un e-mail para comunicar a tus usuarios si su participación ha sido aceptada o rechazada. Para ello, podrás utilizar la Plataforma de E-mails, que te permitirá programar un email personalizado para que se envíe automáticamente a cada participante tras ‘aceptar’ o ‘rechazar’ su participación.
Además, para personalizar aún más los mensajes, dispones de ‘smart tags’ para incluir en el e-mail información individualizada que sea de interés para el usuario. Por ejemplo, podrás incluir el link directo a su foto publicada dentro de la galería del concurso e incluir también los botones de compartir en redes sociales. Así, nada más recibir el e-mail confirmándole que su participación ha sido aceptada, el usuario podrá hacer clic en el enlace para ver su foto ya publicada en la galería y empezar a difundirla. Consulta el siguiente tutorial para saber cómo programar el envío de e-mails habituales.
Informar a los usuarios que las participaciones serán revisadas previamente
Es importante que los usuarios que participan en el concurso sepan que habrá un proceso de moderación por parte de un jurado interno, que se encargará de revisar manualmente cada una de las participaciones recibidas. La aplicación ofrece diferentes espacios que son totalmente personalizables por parte del administrador, para que pueda incluir este aspecto así como cualquier otra información que requiera. Alguno de estos espacios son:
- Bases legales: dispondrás de un espacio reservado donde podrás explicar en qué consisite el concurso, la mecánica de participación, los premios, etc., y donde también puedes incluir un parágrafo explicando cómo funcionará la revisión y moderación de las participaciones. Aprovéchalo para detallar los criterios que deberán cumplir las participaciones para que sean consideradas válidas para el concurso, o dar algunos consejos o recomendaciones a tus usuarios.
- Página de ‘Muchas Gracias’: ésta es la pantalla a la que llegarán los usuarios tras subir su foto. Aprovecha este espacio para agradecerle su participación e informarle de que su foto será revisada para su aprobación.
- Programa un e-mail para que se envíe automáticamente a cada usuario tras registrarse. En este e-mail podrás también agradecer su participación y aprovechar para informarle que las fotos van a ser validadas.
¿Cómo se configura la pre-moderación?
El sistema de pre-moderación está disponible para cualquier concurso creado con la versión Premium y Marca Blanca de la plataforma, y se puede activar en cualquier momento desde el Editor de la promoción.
Aprende cómo habilitar la moderación previa de las participaciones del concurso.
